Implementasi Teknologi di Dunia HRD

Tidak bisa di pungkiri lagi bahwa teknologi informasi sudah menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia di masa kini. Kecepatan akses data dan juga kecepatan pertukaran informasi menjadi salah satu alasan utama mengapa kita mau dan bersedia melakukan implementasi teknologi di dalam kehidupan kita sehari-hari.

Kehadiran berbagai macam aplikasi online ( seperti google maps, google translate, soundcloud, linkedin, waze, gmail, youtube, path, line, watsapp, dsb ) sudah banyak membantu kita untuk melakukan banyak hal dalam hidup ini. Tujuan dari penggunaan aplikasi online tersebut pun ber macam-macam, mulai dari untuk membantu meringankan pekerjaan kita sehari-hari, sebagai media promosi online, sampai dengan ajang unjuk konsistensi antar sesama.

Contoh yang di sebutkan di atas adalah contoh penggunaan teknologi pada kehidupan sehari-hari, lalu bagaimana dengan penggunaan teknologi pada dunia HRD? Sudah sejauh manakah aplikasi HRIS mampu meng-cover kebutuhan industri HRD dalam kaitannya untuk meningkatkan performa perusahaan?

HR Analytics Value Pyramid

Jika kita melihat diagram diatas, terdapat 4 level strategy yang masing-masing mendeskripsikan tugas dari seorang HRD. Pada article kali ini, kita akan fokus pada 2 level paling dasar yang ada di diagram tersebut, yaitu HR Reporting, dan HR Effectiveness Measures.

A. HR Reporting

Pembuatan Report boleh dibilang adalah sebuah skill utama yang dibutuhkan untuk menjadi seorang HRD. Report paling umum yang biasa dibuat oleh HRD adalah attendance report, recruitment cost, interview result, dan turn over karyawan.

Sejatinya sifat dari HR Reporting ini adalah “must-have” atau sesuatu yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Kegiatan ini harus dilakukan secara periodically, dan yang paling penting adalah semua report ini harus mudah untuk di telusuri (trace-able).

HR Reporting, jika dilakukan secara manual, kadang menjadi hal yang cukup memakan banyak waktu dalam proses pengerjaan-nya. Kehilangan data-data atau file-file akibat kesalahan lupa meletakkan dokumen (human error), sudah menjadi hal yang sangat sering kita dengar dari aktifitas HRD sehari-hari.

Padahal jika perusahaan Anda sudah meng implementasikan HRIS, HR Reporting tidak akan lagi menjadi masalah bagi Anda. Dengan one single click methode, Anda sudah bisa men-generate secara otomatis laporan yang Anda inginkan. Bagaimana dengan format-nya? Jika Anda sudah memiliki format manual dari laporan tersebut, banyak vendor HRIS yang tidak keberatan untuk menyesuaikan reporting format mereka dengan format laporan yang sudah Anda gunakan saat ini.

Pernahkah Anda membayangkan berapa banyak waktu yang bisa kita hemat, jika kita memiliki sebuah sistem yang ter integrasi dengan mesin absensi yang kita miliki? Sehingga ketika kita membutuhkan laporan absensi hari ini / bulan ini / tahun ini, yang perlu kita lakukan hanyalah meng-klik satu buah button untuk men generate report secara otomatis.

B. HR Effectiveness Measures

Fokus utama pada level ini adalah peningkatan efektifitas kinerja dari HRD. Ada berbagai macam jenis matrix yang bisa di gunakan untuk mengukur tingkat efektifitas pekerjaan yang sudah dan akan di lakukan oleh HRD.

Bagi perusahaan yang belum melakukan implementasi HRIS, ketika waktu liburan tiba,  pasti divisi HRD akan disibukan dengan banyak nya permintaan informasi sisa cuti dan pengambilan cuti itu sendiri. Padahal bagi perusahaan yang sudah mengimplementasi HRIS, hal seperti ini sudah bukan menjadi masalah lagi. HRIS sudah mengadopsi sistem ESS (Employee Self Service), yang memberikan hak akses kepada karyawan untuk login ke dalam sebuah portal karyawan. Di portal tersebut, karyawan dapat secara otomatis memeriksa jatah cuti yang mereka miliki.

Persoalan tentang perpanjangan kontrak karyawan pun kadang menjadi hal yang cukup merepotkan, tanpa penggunaan sistem, notifikasi untuk melakukan perpanjangan kontrak pun hanya mengandalkan ingatan semata. Memang kita bisa menggunakan google calender untuk membantu kita mengingatkan tentang hal tersebut, tapi bukankah lebih baik jika kita memiliki sebuah sistem yang ter integrasi dan mampu ber interaksi satu sama lain?

Implementasi teknologi memang selalu menarik untuk di perbincangkan, bukan hanya di dunia HRD saja, namun juga di seluruh bidang yang ada di perusahaan. Efektifitas dan efisiensi adalah salah satu kunci yang dijadikan sebagai fokus utama dalam hal implementasi sebuah sistem aplikasi. Pertanyaan nya adalah, sudah siapkah Anda untuk melakukan implementasi sistem informasi di perusahaan Anda?