Jika sebuah dokumen berisikan
informasi yang dibutuhkan oleh orang yang membacanya, tetapi pembaca tersebut
tidak dapat menemukan informasi tersebut, maka dokumen tersebut menjadi tidak
ada gunanya. Lebih buruk lagi apabila hal tersebut dapat mengakibatkan
timbulnya sebuah masalah. Pernahkah Anda merasa frustrasi karena Anda
tidak dapat menemukan suatu informasi padahal Anda tahu bahwa informasi
tersebut sebenarnya dapat Anda temukan?
Sebuah dokumen yang memiliki
struktur yang baik dan daftar isi yang jelas akan sangat membantu pembacanya
menemukan informasi. Akan tetapi, memiliki struktur yang baik dan daftar isi
saja belum cukup, biasanya sebuah dokumen juga membutuhkan sebuah indeks.
Sebuah indeks menyediakan istilah pencarian yang memberi tahu pembaca letak
informasi yang berlaku di dalam dokumen.
Untuk waktu yang lama, banyak
perusahaan yang menggunakan sistem manajemen dokumen yang buruk. Rata-rata
pegawai menghabiskan 30 sampai 40 persen waktu mereka melihat email, dokumen
kertas dan lain-lain untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah aplikasi
manajemen dokumen dan pengindeksan untuk otomatisasi proses tersebut.
Bayangkan jika waktu yang habis terbuang tadi dapat diganti
sehingga perusahaan Anda menjadi lebih kompetitif?
Berikut adalah beberapa keuntungan dengan menggunakan
aplikasi manajemen dokumen dan pengindeksan:
1. Meningkatkan efisiensi dan
produktivitas
Dengan mengganti sistem manual
menjadi digital atau paperless dapat mempersingkat proses pengaksesan dokumen-dokumen bisnis sekaligus memperlancar pergerakan
informasi. Dibandingkan dengan harus mencari-cari dokumen, Anda dapat lebih
fokus dengan pekerjaan utama Anda.
2. Biaya lebih rendah
Dengan beralih menggunakan
aplikasi manajemen dokumen Anda akan dapat menghemat dalam hal tempat
penyimpanan dokumen, dan hal-hal lain seperti duplikasi, cetak, pembagian dan
lain-lain.
3. Peningkatan keamanan
Sebuah aplikasi manajemen
dokumen membantu Anda untuk dapat mengkontrol siapa yang dapat
mengakses dokumen-dokumen sensitif. Selain itu, saat terjadi bencana
seperti banjir atau kebakaran dengan mudah Anda dapat untuk mendapatkan dokumen
Anda kembali karena dokumen Anda tersimpan dengan aman di cloud.
0 komentar